Kilpailujen järjestämisen opas

Alla oleva opas on laadittu Suomen Hiihtoliiton ohjeiden pohjalta.

Kilpailujen järjestämisen opas PDF-tiedostona:

Sisältö:

Pienten kilpailujen organisaatio
Tavoitteet
Organisaation tehtävä
Kilpailutoimikunta
Kilpailuorganisaatio ja tehtävät
Kilpailujen turvallisuussuunnitelma

Tavoitteet

• Kenelle ja miksi järjestämme kilpailut?
• Kilpailijoille.
• Yleisölle.
• Yhteistyökumppaneille.
• Seuralle
• Miltä organisaatio näyttää.

Organisaation tehtävä

• Organisaation kokoonpano/ kompetenssi.
• Organisaation kehittäminen.
• Organisaatio H-hetkellä.
• Organisaation palaute- ja kehittämiskeskustelu

Kilpailutoimikunta (laaja)

• Kilpailunjohtaja
• Markkinointivastaava
• Majoitusvastaava
• Talousvastaava
• Lehdistö-/mediavastaava
• Kilpailusihteeri
• Kansliapäällikkö
• Ratamestari
• Stadionvastaava
• Tulospalvelu ja ajanotto
• Lähtö ja maali
• Hiihtotapavalvonta
• Latupartio
• Kuulutus
• Ensiapu
• Liikenne, turvallisuus ja järjestys
• Lipunmyynti

Kilpailuorganisaatio ja tehtävät

(Suppea versio)

KILPAILUN JOHTAJA

* toimii kilpailun johtajana
* päättää kilpailuiden tiedottamisesta (kansalliset ja arvokisat Hiihtäjä-lehdessä ja/tai SHL:n www-sivuilla. Viimeinen ilmoittautumis pvm., kenelle, miten (SHL:n lomake /sähköposti)
* vastaa kilpailun palkinnoista ja jaosta (mikäli rahapalkinnot täytyy olla jaoston päätös ja merkintä pöytäkirjassa)
* tiedotus
* kuuluttajien hankinta
* vastaa, että ilmoitustaululla luettelot kuinka monta palkitaan ja muut palvelut
* tuomarikokoukset ( mm. TD, kilp.johtaja, sihteeri ja latuvastaava)
* mikäli muutoksia tulee, RIITTÄVÄ ILMOITTAMINEN -> kuulutus, ilmoitustaulu ja mahdollisesti myös lähtöpaikalla, kisakansliaan ja kaikille toimipisteiden vastaaville tarpeen vaatiessa
* sopia ravintolahenkilökunnan kanssa talkooväen ruokailuista ja kahvituksesta ja ilmoittaa siitä kaikkien alojen vastaaville, jotka ilmoittavat siitä eteenpäin (tämä (mitä tarjotaan) olisi syytä päättää myös jaostossa, niin ei tule sanomista)
* valvoo,että kaikki osa-alueet ovat kunnossa ja auttaa tarvittaessa porukan kasaamisessa
* valvoo, että kaikki osa-alueet myös lopputyöt ja ”jälkipyykin” ovat suorittaneet
* latureitit yhdessä latumestarin kanssa
* yhteydenotto TD:n kanssa
* sopii TD:n kanssa arvonnan ajankohdan ja tavan (tietokonearvonta) 

KANSLIAVASTAAVA  /  VIESTINTÄVASTAAVA + TIIMI

* hankkii tarvittavat toimitsijat
* vastaa osallistumismaksujen vastaanotosta, lähtöluetteloista ja numeroiden luovutuksesta (tulospalveluohjelman tulisi tulostaa lähtölistat sarjoittain ja seuroittain sekä seurojen osallistumismakuluettelon)
* osallistumismaksujen tarkistus pankkitiliotteelta ja mahdollinen laskutus
* laittaa numerolaput pusseihin valmiiksi joukkueittain+ nimilistat ja lähtölistat, edellispäivänä
* tuomarikokouksen pöytäkirjat
* tulosten vastaanotto (merkintä päiväys, kelloaika ja nimikirjaimet) ja kopiointi lähetille, joka vie ilmoitustaululle
* seuratulosten monistus ja luovutus
* tulosten jako lehdistölle, STT:lle, teksti-TV yms ja sähköinen lähetys yhdessä ajanotonvastaavan kanssa
* numerolappujen ”jälkipyykki”
* tulosten kopiointi ja myynti
* pohjakassojen jako ja tilitykset
* kassakuittien hankinta tarvittaessa
* kisakanslian loppusiivous
* vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.
* jälki-ilmoittautuneet kirjoitetaan (käsin) lähtölistoihin
* lopullisten lähtölistojen jako kaikille vastaaville ja muille tarvitseville

TALOUSVASTAAVA +TIIMI

* varainhankinta, jotta kisat saadaan tuottamaan
* käsiohjelman teko / teettäminen mainosten ja yhteistyökumppaneiden hankkiminen
* laskutustiedot sihteerille
* majoitus

LATUVASTAAVA +TIIMI

* hankkii tarvittavan henkilöstön
* latujen hyvä merkkaus ja opasteet
* tarvittava ohjaus nuorille hiihtäjille
* latujen kunnostus ja valmistelut jo edellispäivänä tai viimeistely viimeistään kaksi tuntia ennen kisoja (oltava valmista)
* kierroslaskijat ja hiihtotapa valvojat tarvittaessa
* vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.
* hiihdettävät reitit ja matkat (yhdessä kilpailun johtajan kanssa)
* neuvottelee stadionvastaavan kanssa stadionin alueen latujen teosta
* neuvottelee laduntekijän kanssa
* lippusiimojen laitto rata-alueelle
* latupartio

STADIONVASTAAVA +TIIMI

* paikat valmiiksi jo mahdollisuuksien mukaan edellispäivänä tai viimeistään kaksi tuntia ennen kisoja
* hankkii tarvittavat toimitsijat
* lähtö- ja maalialueen aitauksien laitto ja purku
* havutuksen teko ja poisto (tarvittavat työkalut)
* suksien merkkauspiste ja kyltti + merkkaaja(t)
* ilmoitustaulun laitto (tarvitaanko siirrettävä) ja poisvienti
* numerolappujen keräys ja vienti kilpailukansliaan (kisan keskeyttänyt ilmoittautuu ja luovuttaa numerolappunsa vast.henkilölle, joka ilmoittaa välittömästi ajanottoon)
* lähettäminen (huolehtii kansliasta lopulliset lähtölistat 30min.ennen kisan alkua ja toimittaa listan ei lähteneistä ajanottoon joka sarjan jälkeen)
* radiopuhelimet ajanoton ja lähettäjän välille (5 kpl)
* stadionalueen järjestyksen valvonta
* loppusiivous ja kylttien purku ym.
* vastaava palautteen anto omalta toimialueelta ja talkooväen ruokailut ym. ilmoittelu työporukalle
* stadionin latujen tekeminen yhteistyössä ratamestarin kanssa
* stadionalueen ja latukarttojen teko yhdessä ratamestarin kanssa 2 viikkoa ennen kisoja
* lippusiimojen suunnittelu ja laitto stadionalueelle

AJANOTTOVASTAAVA +TIIMI

* hankkii tarvittavat toimitsijat
* käsi- ja sähköinen ajanotto
* maalialueen valvonta
* lähtöportin laitto
* valokennon laitto ja maaliviivan teko sääntöjen mukaan
* lähetin opastus ja ilmoitustaulun valvonta yhdessä kanslian kanssa, tulokset ajoissa
ilmoitustaululla
* yhdessä kisakanslian kanssa sähköpostin, tuloksien, lähettäminen tiedotusvälineille pyydettäessä
* ajanottotornin valmistelu ja loppusiivous
* vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.
* lähtökellon ajastaminen
* lähtöluettelot nähtäville tuntia ennen kisan alkua (noutaa 30 min. ennen kisan alkua täydennetyt lähtölistat

RAVINTOLAVASTAAVA +TIIMI

* hankkii tarvittavan henkilöstön ja itselle varamiehen
* ravintolapalvelut ja talkooporukan ruokailut
* mehupiste maaliin
* makkaran myynti
* pohjakassan hakeminen kisakansliasta ja lopputilitykset kuitille (ei pahvilapulle)
* ravintolan loppusiivous ja purku
* vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.

JÄRJESTYSVASTAAVA +TIIMI

* hankkii tarvittavat toimitsijat ja itselle varamiehen
* huolehtii opasteista kilpailupaikalle
* järjestyksen valvonta rata-alueella paitsi stadionalue
* lippusiimojen laitto ja purku parkkialueille
* sponsorilakanoiden laitto ja purku
* paikoitusalueiden ohjaus ja liikenteen ohjaus / opastus
* paikoitusalueiden merkintä ja ( ehdotus: mahdollinen lippujen myynti parkkipaikoilla ja niiden tilitys)
* järjestysmiesliivien jako ja liivien ”jälkipyykki” mm. pesu tarvittaessa
* vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.
* kyltit: kisakanslia, ensiapu, pukuhuoneet ,wc ,suihkut ,kisakahvila, mehut ja yleisöalueet
* ensiapu ja radiopuhelimet
* parkkipaikkojen hiekoitus ja auraukset

TURVALLISUUSVASTAAVA
● Ensiapuryhmä
● moottorikelkka
● sisäinen ja ulkoinen turvallisuus

TOIMINTASUUNNITELMA

• Vastuualueen tehtävät, missä toiminta tapahtuu ja mitä tehdään, työnjako! Tarvittaessa piirros.
• Aikataulu: ennen kisoja, kisojen aikana ja jälkeenpäin tehtävät työt.
• Tarvittavan talkooporukan määrä ja mihin tehtäviin, mitä erityisosaamista vaaditaan
• Mitä tiloja/ välineitä tarvitaan?
• Ongelmakohdat.
• Tiedotukseen liittyvät asiat, kenelle ja mitä pitää tiedottaa
• Turvallisuusasiat
• Oman ryhmän koulutustarpeet.
• Minkä toisen vastuualueen kanssa homma on toimittava yhteen.
• Muuta omasta mielestänne tärkeätä.
• Päälliköitten tulee keskustella toistensa kanssa!
• Vältetään päällekkäisyyksiä!
• Tehkää budjetti omalle ryhmälle

KOULUTUS

• Vastuualueiden päälliköt tulee järjestää omalle ryhmälle tilaisuuksia jossa käydään läpi oman alueen tehtävät, huolellisesti!
• Ennen kisoja järjestetään koko organisaatiolle yhteinen tilaisuus jossa kerrotaan kaikesta vähän, niin sanottu tsemppiilta!
• Vastuualueiden vetäjät, ns. päälliköt tulee kokoontua riittävän usein, jotta kaikki siinä olevat tietävät missä mennään. 2 vuotta ennen kisoja vähintään kerran kahdessa kuukaudessa ja mitä lähemmäs kisoja tullaan, niin sitä useammin!

ORGANISAATIO H-HETKELLÄ

• Jokainen henkilö organisaatiosta tietää paikkansa ja työkuvansa!
• Jos jokin menee pieleen löytyy aina B-suunnitelma.
• Jokaisella on riittävä tieto tapahtumasta!
• ”En tiedä, olen vaan täällä töissä” on kielletty lause!

Kilpailujen turvallisuussuunnitelma

• ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden vaikutukset
• toimenpiteet vaaratilanteiden ehkäisemiseksi
• poistumis- ja suojautumismahdollisuudet, sammutus- ja pelastustehtävien järjestelyt
• turvallisuushenkilöstö, koulutus
• tarvittava materiaalia (alkusammutus,ensiapu, pelastus- ja raivauskalusto)
• ohjeet erilaisia onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten
• miten tieto jaetaan

MIETITTÄVIÄ ASOITA

• Yleisömäärät, yleisön kulku
• Kulun rajoittaminen
• Liikennejärjestelyt
• Pysäköinti
• Sisääntulo ja sisääntulotarkastus
• Mitä alueelle ei saa tuoda
• Pelastautumisreitti
• Ensiapu
• Turvallisuushenkilöstö
• Uhkaustilanteet
• Vakuutukset
• Kriisiryhmä
• Yhteydenpito
• Tiedottaminen
• Johtaminen tilanteessa

LISÄKSI

• Oheisohjelmat     
• OLISI SYYTÄ OLLA KIRJALLINEN LISTA ERIALUIDEN VETÄJISTÄ JA PORUKASTA MYÖS VETÄJÄN PUHELINNUMEROT. TÄMÄ TULISI OLLA KILPAILUNJOHTAJALLA VIIMEISTÄÄN EDELLISPÄIVÄNÄ. KOPIOT JAETAAN SITTEN KAIKILLE VASTUU ALUEIDEN VETÄJILLE. SAADAAN TARVITTAESSA NOPEASTI YHTEYS
• YHTEEN HIILEEN PUHALTAMINEN TOINEN TOISTANSA TUKIEN JA APUA ANTAEN
• TURHA TOISTEN TÖIDEN JA TIIMIEN ARVOSTELU POIS
• TALKOOPORUKAN PYSYMINEN ANNETUILLA TEHTÄVILLÄ EIKÄ SAA LIUKUA TOISIIN TÖIHIN
• MYÖNTEINEN JA ILOINEN PORUKKAHENKI ANTAA ITSELLE JA MYÖS MUILLE PALJON
• HYMY  JA KOHTELIAISUUS KUULUU PALVELUUN JA ANTAA MYÖNTEISEN JA POSITIIVISEN KUVAN
• VASTAAVAN TÄYTYY MYÖS MUISTAA PALKITA TALKOOPORUKKAA, KIITOS SANA EI MAKSA MITÄÄN
• TEEMME TÖITÄ YHTEISEN EDUN NIMISSÄ!
• TIIMIEN VASTAAVAT; TARVITTAVIEN VÄLINEIDEN MAHDOLLINEN HANKINTA JA PAIKALLE TUONTI AJOISSA