Kilpailujen järjestämisen opas

Alla oleva opas on laadittu Suomen Hiihtoliiton ohjeiden pohjalta.

Pienten kilpailujen organisaatio

Kilpailujen johtaja

Kilpailusihteeri

  • toimisto
  • majoitus

Talouspäällikkö

  • ohjelma
  • myynti
  • hankinnat
  • juhlat

Ratamestari

  • ratasuunnittelu
  • ratakunnostus

Lähtö- ja maalialueen päällikkö

  • stadionjärjestelyt
  • yleisöpalvelu
  • ajat ja tulokset
  • kuulutus

Tiedotuspäällikkö

  • tiedotus
  • yleisöpalvelu
  • mainonta

Liikenteenohjaus

  • tieopasteet
  • paikoitus
  • liikenteenohjaus


Tavoitteet

  • Kenelle ja miksi järjestämme kilpailut?
  • Kilpailijoille.
  • Yleisölle.
  • Yhteistyökumppaneille.
  • Seuralle
  • Miltä organisaatio näyttää.

Organisaation tehtävä

  • Organisaation kokoonpano/ kompetenssi.
  • Organisaation kehittäminen.
  • Organisaatio H-hetkellä.
  • Organisaation palaute- ja kehittämiskeskustelu


Kilpailutoimikunta (laaja)

  • Kilpailunjohtaja
  • Markkinointivastaava
  • Majoitusvastaava
  • Talousvastaava
  • Lehdistö-/mediavastaava
  • Kilpailusihteeri
  • Kansliapäällikkö
  • Ratamestari
  • Stadionvastaava
  • Tulospalvelu ja ajanotto
  • Lähtö ja maali
  • Hiihtotapavalvonta
  • Latupartio
  • Kuulutus
  • Ensiapu
  • Liikenne, turvallisuus ja järjestys
  • Lipunmyynti


KILPAILUORGANISAATIO  JA TEHTÄVÄT

(Suppea versio)

KILPAILUN JOHTAJA

*   toimii kilpailun johtajana

*    päättää kilpailuiden tiedottamisesta  (kansalliset ja arvokisat Hiihtäjä-lehdessä ja/tai SHL:n

     www-sivuilla. Viimeinen ilmoittautumis pvm., kenelle, miten (SHL:n lomake / sähköposti)

*   vastaa kilpailun palkinnoista ja jaosta (mikäli rahapalkinnot täytyy olla jaoston päätös ja

     merkintä  pöytäkirjassa)

*   tiedotus

*   kuuluttajien hankinta

*   vastaa, että ilmoitustaululla luettelot kuinka monta palkitaan ja muut  palvelut

*   tuomarikokoukset ( mm. TD, kilp.johtaja, sihteeri ja latuvastaava)

*   mikäli muutoksia tulee,  RIITTÄVÄ ILMOITTAMINEN -> kuulutus, ilmoitustaulu ja

    mahdollisesti myös  lähtöpaikalla, kisakansliaan ja kaikille toimipisteiden vastaaville tarpeen

    vaatiessa

*   sopia ravintolahenkilökunnan kanssa talkooväen ruokailuista ja kahvituksesta ja ilmoittaa siitä

    kaikkien alojen vastaaville, jotka ilmoittavat siitä eteenpäin (tämä (mitä tarjotaan) olisi syytä

    päättää myös jaostossa, niin ei tule sanomista)

*   valvoo,että  kaikki osa-alueet ovat kunnossa ja auttaa tarvittaessa porukan kasaamisessa

*   valvoo, että kaikki osa-alueet myös lopputyöt ja ”jälkipyykin” ovat suorittaneet

*   latureitit yhdessä latumestarin kanssa

*   yhteydenotto TD:n kanssa

*    sopii TD:n kanssa arvonnan  ajankohdan ja tavan (tietokonearvonta)


KANSLIAVASTAAVA  /  VIESTINTÄVASTAAVA + TIIMI

*   hankkii tarvittavat toimitsijat

*   vastaa osallistumismaksujen vastaanotosta, lähtöluetteloista ja numeroiden luovutuksesta

     (tulospalveluohjelman tulisi tulostaa lähtölistat sarjoittain ja seuroittain sekä seurojen

      osallistumismakuluettelon)

*   osallistumismaksujen tarkistus pankkitiliotteelta ja mahdollinen laskutus

*   laittaa numerolaput pusseihin valmiiksi joukkueittain+ nimilistat ja lähtölistat, edellispäivänä

*   tuomarikokouksen pöytäkirjat

*   tulosten vastaanotto (merkintä  päiväys, kelloaika ja nimikirjaimet)  ja kopiointi lähetille, joka vie

    ilmoitustaululle

*   seuratulosten monistus ja luovutus

*   tulosten jako lehdistölle, STT:lle, teksti-TV yms  ja sähköinen lähetys yhdessä
      ajanotonvastaavan kanssa

*   numerolappujen  ”jälkipyykki”

*   tulosten kopiointi ja myynti

*   pohjakassojen jako ja tilitykset

*   kassakuittien hankinta tarvittaessa

*   kisakanslian loppusiivous

*   vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.

*   jälki-ilmoittautuneet kirjoitetaan (käsin) lähtölistoihin

*   lopullisten lähtölistojen jako kaikille vastaaville ja muille tarvitseville


TALOUSVASTAAVA +TIIMI

*   varainhankinta, jotta kisat saadaan tuottamaan

*   käsiohjelman teko / teettäminen mainosten ja yhteistyökumppaneiden hankkiminen

*   laskutustiedot sihteerille

*   majoitus


LATUVASTAAVA +TIIMI

*   hankkii tarvittavan henkilöstön

*   latujen hyvä merkkaus ja opasteet

*   tarvittava ohjaus nuorille hiihtäjille

*   latujen kunnostus ja valmistelut jo edellispäivänä tai viimeistely viimeistään kaksi tuntia ennen

    kisoja (oltava valmista)

*   kierroslaskijat ja hiihtotapa valvojat tarvittaessa

*   vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.

*   hiihdettävät reitit ja matkat (yhdessä kilpailun johtajan kanssa)

*   neuvottelee stadionvastaavan kanssa stadionin alueen latujen teosta

*    neuvottelee laduntekijän kanssa

*   lippusiimojen laitto rata-alueelle

*   latupartio



STADIONVASTAAVA +TIIMI

*   paikat valmiiksi jo mahdollisuuksien mukaan edellispäivänä tai viimeistään kaksi tuntia ennen

    kisoja

*   hankkii tarvittavat toimitsijat

*   lähtö- ja maalialueen aitauksien laitto ja purku

*   havutuksen teko ja poisto (tarvittavat työkalut)

*   suksien merkkauspiste ja kyltti + merkkaaja(t)

*   ilmoitustaulun laitto (tarvitaanko siirrettävä) ja poisvienti

*   numerolappujen keräys ja vienti kilpailukansliaan (kisan keskeyttänyt ilmoittautuu ja luovuttaa

    numerolappunsa vast.henkilölle, joka ilmoittaa välittömästi ajanottoon)

*   lähettäminen (huolehtii kansliasta lopulliset lähtölistat 30min.ennen kisan alkua ja toimittaa listan

    ei lähteneistä ajanottoon joka sarjan jälkeen)

*   radiopuhelimet ajanoton ja lähettäjän välille (5 kpl)

*   stadionalueen järjestyksen valvonta

*   loppusiivous ja kylttien purku ym.

*   vastaava palautteen anto omalta toimialueelta ja talkooväen ruokailut ym. ilmoittelu työporukalle

*   stadionin latujen tekeminen yhteistyössä ratamestarin kanssa

*   stadionalueen ja latukarttojen teko yhdessä ratamestarin kanssa 2 viikkoa ennen kisoja

  • *   lippusiimojen suunnittelu ja laitto stadionalueelle

AJANOTTOVASTAAVA +TIIMI

*   hankkii tarvittavat toimitsijat

*   käsi- ja sähköinen ajanotto               

*   maalialueen valvonta

*   lähtöportin laitto

*   valokennon laitto ja maaliviivan teko sääntöjen mukaan

*   lähetin opastus ja ilmoitustaulun valvonta yhdessä kanslian kanssa, tulokset ajoissa

    ilmoitustaululla

*   yhdessä kisakanslian kanssa sähköpostin, tuloksien, lähettäminen tiedotusvälineille pyydettäessä

*   ajanottotornin valmistelu ja loppusiivous

*   vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.

*   lähtökellon ajastaminen

*   lähtöluettelot nähtäville tuntia ennen kisan alkua (noutaa 30 min. ennen kisan alkua täydennetyt

     lähtölistat

RAVINTOLAVASTAAVA +TIIMI

*   hankkii tarvittavan henkilöstön ja itselle varamiehen

*   ravintolapalvelut ja talkooporukan ruokailut

*   mehupiste maaliin

*   makkaran myynti

*   pohjakassan hakeminen kisakansliasta ja lopputilitykset kuitille (ei pahvilapulle)

*   ravintolan  loppusiivous ja purku

*   vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.


JÄRJESTYSVASTAAVA +TIIMI

*   hankkii tarvittavat toimitsijat ja itselle varamiehen

*   huolehtii opasteista kilpailupaikalle

*   järjestyksen valvonta rata-alueella paitsi stadionalue

*   lippusiimojen laitto ja purku parkkialueille

*   sponsorilakanoiden laitto ja purku

*   paikoitusalueiden ohjaus ja liikenteen ohjaus / opastus

*   paikoitusalueiden merkintä ja ( ehdotus: mahdollinen lippujen myynti parkkipaikoilla ja  niiden

     tilitys)

*   järjestysmiesliivien jako ja liivien ”jälkipyykki” mm. pesu tarvittaessa

*   vastaavan palautteen anto ja talkooväestä huolehtiminen ruoka ym.

*   kyltit: kisakanslia, ensiapu, pukuhuoneet ,wc ,suihkut ,kisakahvila, mehut ja yleisöalueet

*   ensiapu ja radiopuhelimet

*   parkkipaikkojen hiekoitus ja auraukset


TURVALLISUUSVASTAAVA

  • Ensiapuryhmä
  • moottorikelkka
  • sisäinen ja ulkoinen turvallisuus

Toimintasuunnitelma

  • Vastuualueen tehtävät, missä toiminta tapahtuu ja mitä tehdään, työnjako! Tarvittaessa piirros.
  • Aikataulu: ennen kisoja, kisojen aikana ja jälkeenpäin tehtävät työt.
  • Tarvittavan talkooporukan määrä ja mihin tehtäviin, mitä erityisosaamista vaaditaan
  • Mitä tiloja/ välineitä tarvitaan?
  • Ongelmakohdat.
  • Tiedotukseen liittyvät asiat, kenelle ja mitä pitää tiedottaa
  • Turvallisuusasiat
  • Oman ryhmän koulutustarpeet.
  • Minkä toisen vastuualueen kanssa homma on toimittava yhteen.
  • Muuta omasta mielestänne tärkeätä.
  • Päälliköitten tulee keskustella toistensa kanssa!
  • Vältetään päällekkäisyyksiä!
  • Tehkää budjetti omalle ryhmälle

Koulutus

  • Vastuualueiden päälliköt tulee järjestää omalle ryhmälle tilaisuuksia jossa käydään läpi oman alueen tehtävät, huolellisesti!
  • Ennen kisoja järjestetään koko organisaatiolle yhteinen tilaisuus jossa kerrotaan kaikesta vähän, niin sanottu tsemppiilta!
  • Vastuualueiden vetäjät, ns. päälliköt tulee kokoontua riittävän usein, jotta kaikki siinä olevat tietävät missä mennään. 2 vuotta ennen kisoja vähintään kerran kahdessa kuukaudessa ja mitä lähemmäs kisoja tullaan, niin sitä useammin!

Organisaatio H-hetkellä

  • Jokainen henkilö organisaatiosta tietää paikkansa ja työkuvansa!
  • Jos jokin menee pieleen löytyy aina B-suunnitelma.
  • Jokaisella on riittävä tieto tapahtumasta!
  • En tiedä, olen vaan täällä töissä” on kielletty lause!

Kilpailujen turvallisuussuunnitelma

  • ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden vaikutukset
  • toimenpiteet vaaratilanteiden ehkäisemiseksi
  • poistumis- ja suojautumismahdollisuudet, sammutus- ja pelastustehtävien järjestelyt
  • turvallisuushenkilöstö, koulutus
  • tarvittava materiaalia (alkusammutus,ensiapu, pelastus- ja raivauskalusto)
  • ohjeet erilaisia onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten
  • miten tieto jaetaan

Mietittäviä asoita

  • Yleisömäärät, yleisön kulku
  • Kulun rajoittaminen
  • Liikennejärjestelyt
  • Pysäköinti
  • Sisääntulo ja sisääntulotarkastus
  • Mitä alueelle ei saa tuoda
  • Pelastautumisreitti
  • Ensiapu
  • Turvallisuushenkilöstö
  • Uhkaustilanteet
  • Vakuutukset
  • Kriisiryhmä
  • Yhteydenpito
  • Tiedottaminen
  • Johtaminen tilanteessa


LISÄKSI

  • Oheisohjelmat     
  • OLISI SYYTÄ OLLA KIRJALLINEN LISTA ERIALUIDEN VETÄJISTÄ JA PORUKASTA MYÖS VETÄJÄN PUHELINNUMEROT. TÄMÄ TULISI OLLA KILPAILUNJOHTAJALLA VIIMEISTÄÄN EDELLISPÄIVÄNÄ. KOPIOT JAETAAN SITTEN KAIKILLE VASTUU ALUEIDEN VETÄJILLE. SAADAAN TARVITTAESSA NOPEASTI YHTEYS
  • YHTEEN HIILEEN PUHALTAMINEN TOINEN TOISTANSA TUKIEN JA APUA ANTAEN
  • TURHA TOISTEN TÖIDEN JA TIIMIEN ARVOSTELU POIS
  • TALKOOPORUKAN PYSYMINEN ANNETUILLA TEHTÄVILLÄ EIKÄ SAA LIUKUA TOISIIN TÖIHIN
  • MYÖNTEINEN JA ILOINEN PORUKKAHENKI ANTAA ITSELLE JA MYÖS MUILLE PALJON
  • HYMY  JA KOHTELIAISUUS KUULUU PALVELUUN JA ANTAA MYÖNTEISEN JA POSITIIVISEN KUVAN
  • VASTAAVAN TÄYTYY MYÖS MUISTAA PALKITA TALKOOPORUKKAA, KIITOS SANA EI MAKSA MITÄÄN
  • TEEMME TÖITÄ YHTEISEN EDUN NIMISSÄ!
  • TIIMIEN VASTAAVAT; TARVITTAVIEN VÄLINEIDEN MAHDOLLINEN HANKINTA JA PAIKALLE TUONTI AJOISSA

Kilpailujen järjestämisen opas PDF-tiedostona: